Y ¿cómo gestiono mis subscriptores?

Uno de los conceptos que se empiezan a tomar más en serio los profesionales del marketing son sus subscriptores, que no es lo mismo que clientes. Es cierto que un cliente puede ser un subscriptor, y un subscriptor puede ser un cliente, pero no todos los clientes son subscriptores ni todos los subscriptores son cliente. Vayamos poco a poco desgranando este trabalenguas.

Dar a conocer nuestras actividades o productos como organizaciones es fundamental para poder seguir creciendo y generar beneficios. Para ello, como hemos hablado en algún otro articulo, tenemos que aprender a gestionar el funnel del marketing, o mejor dicho, el ciclo de vida del cliente. Para ello, desde los equipos de marketing podemos lanzar muchísimas comunicaciones, pero no podemos contactar con cualquier contacto que tengamos en la base de datos o qué recolectemos por ahi. Es cierto que esto era así hasta hace relativamente poco, pero por suerte para todos como consumidores, diferentes entidades han puesto leyes y normas para poder protegernos como individuos de las comunicaciones que recibimos. La famosa llegada de la GDPR (y sus predecesoras) han establecido ciertos marcos por las que cualquier organización o empresa que opere en Europa tenga que cumplir. Pero no se trata solo del cumplimiento de ciertas normas o leyes, sino de crear una filosofía customer engaged.

También hemos hablado en diferentes ocasiones sobre cúal debería ser el objetivo de cualquier organización con respecto a todos los contactos (clientes o prospectos) de los que disponga. Lo que se quiere es establecer una relación a largo plazo, que lleve a una situación de ganancia para ambas partes, en el caso de la empresa beneficio económico por la venta de sus productos o servicios. Por este motivo, deberíamos cuidar la relación con clientes o prospectos desde todos los puntos de vista, siendo una de ellas las comunicaciones que enviamos.

Cuando hablamos de comunicaciones, en la era en la que estamos, pueden ser o deben ser omni-canal. Esto es, por cualquier canal disponibles con los que operemos en la organización (email, sms, redes sociales, notificaciones push en la app,..). Esto nos lleva a explicar varios conceptos, relacionados e independientes a la vez entre si:

Optin

Según marca la GDPR (pero también el marco de trabajo anterior a éste), las empresas deben contar con un consentimiento positivo y activo por parte del contacto, que nos permita contactar con él para enviar comunicaciones con medios comerciales. A este permiso explícito es lo que se llama Optin. El cual, debe ser almacenado en nuestros sistemas (normalmente nuestro CRM o nuestro sistema de automatizado de marketing). Obviamente, debemos respetarlo, y eliminar de cualquier lista de comunicación, cualquier contacto que no exista en esta lista.

Existen un par de variantes, porque como te puedes estar pregunta es, ¿que pasa si un contacto esta interesado en mis comunicaciones sobre tal producto, pero no sobre otro? ¿Puede enviar cualquier tipo de información a nuestros contactos?

Para estas preguntas no hay una única respuesta o respuesta correcta. Lo que habría que preguntarse también es, ¿quiero gestionar un sólo optin (uno por contacto), o un optin por categoría o producto?. Esta segunda opción nos llevaría una gestión más compleja, en la que tendríamos varios optins por cada contacto.

Centro de preferencia

En el apartado anterior hablábamos de dos opciones para gestionar las preferencias de comunicación de nuestros contactos. Otra de las opciones que tenemos es establecer un centro de preferencia, que funcionará de forma coordinada con el optin. En el centro de preferencia se almacenará y colectara la información detallada (tan detallada como queramos) con respecto a qué tipo de comunicaciones intercambiaremos con el cliente. En este centro de preferencia podremos captar en qué productos o categorías está interesado en recibir, siempre que hayamos recibido esa confirmación explicita global de comunicación, el famoso optin.

Pero uno de los puntos a pensar cuando estemos diseñando nuestro centro de preferencia será que contenido somos capaces de generar, ya que si el cliente marca ciertos valores en este centro de preferencia, quiere decir que estará interesado en recibir información sobre esto, y sino somos capaces de generar contenido sobre estos productos o categorías, estaremos fallando a sus expectativas

Envios comerciales

Otra de las preguntas que nos podemos hacer es si necesitamos estas permisos por parte de los clientes para cualquier tipo de comunicación. Y la respuesta es no, ya que este marco solo tiene en cuenta las comunicaciones comerciales. Es decir, aquellas transaccionales, como pueden ser confirmación de recepción de un pedido, envío de una factura o información de seguridad sobre un producto no están sujetas a estas normas.

Sin embargo de las comunicaciones comerciales podemos distinguir varios tipos. Aquellas que se envían de forma automatizada (como nuestros sistemas de marketing automation), o aquellos que envían nuestra fuerza comercial. Los primeros no hay distinción, y necesitamos el Optin sin excepción. Sin embargo, para los segundos existen ciertas excepciones, en las que no entraremos y que conviene revisar con un experto legal y de privacidad de datos. A modo de respuesta rápida, los comerciales podrán responder a clientes siempre que estos hayan reclamado o preguntado algo anteriormente. Obviamente si hay un optin de por medio, no tendrán limitación a la hora de hablar de productos no solicitados.

Single o double optin

Otro de los conceptos importantes es cómo capturamos ese optin. En algunos casos, como en Alemania, Canada, Korea del sur, Italia y algún otro país, esto se marca por ley, siendo obligatorio enviar una doble confirmación después de su subscripción inicial. Sin embargo en otros países este paso no es necesario. Esa subscripción en uno o dos pasos es lo que se llama single o double option. En este segundo caso, el subscriptor enviará su email (y algún dato adicional como nombre), y justo al instante recibirá un email pidiéndole que confirme dicha subscripción.

Retención de datos

El diseño de nuestra estrategia no debería pararse en la adquisición de nuevos subscriptores, sino que debemos pensar y definir cómo será la política de retención de datos. Uno de los puntos importantes de la GDPR es que nos marca tener esta política y sobre todo establecer métodos para cumplir con ella. La política de retención de datos marca que tipo de datos vamos a almacenar, donde, dónde cúanto tiempo, cómo y cúando se van a eliminar, y cúal es el motivo para mantenerlos en nuestro sistemas (normalmente personalización de la experiencia de usuario). En cuanto a la eliminación, todo depende de los volúmenes de datos que manejemos, pero en general se recomiendo tener un mecanismos automático que muchos de los sistemas de marketing automation nos proporcionan

Subscriptores

Por último, aunque debería haber quedado claro el concepto, repasémoslo por si acaso. Un subscriptor es todo aquel contacto que tengamos en nuestro sistema de marketing, cuyos datos han podido ser capturados por diferentes medios como un evento , una web, ser cliente, o incluso mediante la compra de una lista (cosa no recomendada por muchos motivos). Estos subscriptores tienen que proporcionar un consentimiento explícito, que hemos llamado Optin, y que es lo que nos guiará cuando podamos o no contactar con él (en función del tipo de comunicación a enviar). Por lo tanto, no todos los clientes son subscriptores (aunque una gran mayoría lo serán), ni todos los subscriptores serán clientes.