La calidad de tus registros marca la sanidad de tu negocio

En muchos casos, algunos de los sistemas utilizados por la fuerza comercial o por equipos de marketing son vistos como el gran hermano que quiere controlar sus actividades para ver su rendimiento.

Si este es el caso, creo que es hora de revisar los objetivos estratégicos de porque se puso ese sistema en marcha. En muchos casos, es posible que los objetivos si estén alineados con la visión corporativa, pero no se hayan comunicado adecuadamente, lo que hace que la gestión de expectativas falle, y por tanto la adopción de esos sistemas.

La gestión de la fuerza comercial no es sencilla, y hay muchos factores a tener en cuenta. Son equipos que están sometidos a presión de resultados a corto plazo, ya que el flujo de caja depende en gran medida de sus actividades. Por otro lado, la dirección comercial debe tener una visión estratégica, y no de micro-management, para que los resultados sean los esperados, sino solo se conseguirá tener un equipo frustrado, son sensación de estar completamente controlado y sin soporte alguno.

Todo eso se puede ver muy bien reflejado en la gestión de negocio que se hace en las herramientas disponibles. No es nuevo aquello, y seguro que lo has oído cientos de veces, que la información es poder (y digo información y no los datos). Este no es un caso diferente. Pensemos que un comercial introduce las oportunidades de negocio que esta gestionando en el sistema (generalmente una plataforma CRM). La consolidación de todos estos datos por parte de la fuerza comercial nos puede dar una visibilidad muy real del estado real de nuestro negocio.

• Seguro que existe un objetivo de ventas. Si tenemos visibilidad de las oportunidades existentes podremos ver si vamos a conseguir llegar a ese objetivo o no. Lo que hay que tener en cuenta es el ratio de ganancia. Es decir, por desgracia, no vamos a cerrar todos los proyectos que tengamos en marcha (algunos los cancelara el cliente, otros se los llevara un competidor, en otros decidiremos no seguir adelante nosotros). Si sabemos cual es esa cifra, podremos saber cuanto negocio tenemos que tener en cartera para poder llegar al objetivo (cantidad total de las oportunidades de negocio X factor de conversión = Objetivo de ventas). Esta ecuación guiara al equipo de marketing en sus iniciativas, centrándose en unos productos u otros, en unas regiones u otras….
• Si el objetivo de ventas es anual, seguro que tenemos una idea de cuanto tenemos que ir consiguiendo a lo largo de los trimestres. Además, también sabemos que hay ciertos meses en los que nuestra actividad sube mucho o se paraliza (en la gran mayoría de los negocios agosto se para, excepto en algunos sectores que es al revés). Si las oportunidades de negocio reflejan correctamente la fecha estimada de cierre, podemos tener una mejor visibilidad, teniendo en cuenta la estacionalidad, de si llegaremos o no a ese objetivo.
• No todos los negocios son iguales, al igual que no todos los clientes son iguales, ni todos los proyectos lo son. El ciclo de venta puede variar mucho, y por eso es necesario entenderlo utilizando datos. Saber como de largo es, nos ayudara a planificar mucho mejor toda la actividad de nuestra organización.  Desde cuando hacer eventos de generación de negocio, cuando y como dar ordenes de producción, …
• El cliente pasara por diferentes etapas, y tener esa visión nos ayudara a guiarle en el camino. El proceso comercial ha cambiado mucho, y la interacción humana empieza mucho mas tarde que antes de la irrupción de la era digital. La recolección de información inicial se hace a través de internet, y no es necesario la intervención comercial, pero si hace falta que los equipos de marketing y comunicación hagan muy buen trabajo. Algo parecido pasa durante la época de comparación de empresas y sus productos. Además, una vez entra en juego el comercial, habrá varias etapas adicionales, como la de dar precios, negociar, cerrar condiciones, … Es decir, una oportunidad de negocio pasara por ciertas fases, otra cosa es la velocidad con lo que lo haga. Si estos datos están reflejados en nuestro sistema, podremos conocer como acelerar el proceso, donde necesitamos mas recursos, y como podemos ayudar al cliente. Además, nos ayudara a entender la madurez y realidad de la oportunidad, y en su numero agregado la probabilidad real de contar con esa venta.

En aviación, cuando hay mucha niebla, al igual que en náutica, se puede seguir pilotando, o navegando, utilizando los diferentes instrumentos de navegación, que nos indican posición, velocidad, riesgos de colisión. Un negocio es algo similar, ya que necesitamos de ciertos artefactos para poder saber hacia donde nos dirigimos. Si contamos con unos datos actualizados y sanos podremos saber hacia donde y como dirigir el negocio, tomando las decisiones necesarias. Pero sin pretendemos navegar sin instrumentos, la probabilidad de que tengamos un iceberg delante y nos suceda lo que al Titanic es bastante grande. Sobre todo, si tenemos en cuenta el dinamismo del mercado, y la incertidumbre en la que vivimos.

Por lo tanto, si volvemos a la discusión del primer párrafo, el objetivo de la implantación de ciertos sistemas en áreas comerciales o de marketing, no debe ser el control de tareas, sino el control del negocio y la mejora en la toma de decisiones. Además, esto ayudara en las relaciones con los clientes, porque entenderemos mejor qué es lo que necesitan y cómo perciben nuestra relación. Y si queremos tener éxito en estas iniciativas, habrá que explicar bien a los equipos impactados el porque, y que se espera con estos proyectos. Bien gestionado, todos nos beneficiaremos de esto, porque creo que, en alguna vez, en otros posts, hemos hablado de la gestión del cambio. Porque no es una palabra nueva, ¿verdad?