Tenemos una nueva iniciativa. Tiene que ser un éxito

“Un viaje de miles de kilómetros debe comenzar por un solo paso”
Lao-Tsé

No creo que sea la primera ni la última vez que oímos una frase de este estilo en nuestro ambiente laboral. Casi todas las corporaciones están intentando despertar después de esta turbulenta época de crisis, para volver a la senda del crecimiento, o por lo menos minimizar los efectivos negativos. Pero también hay muchos otros motivos para poder embarcarse en este tipo de empresas, como enfrentarse a nuevos retos, querer transformar la compañía para ser más eficientes y sobre todo para conseguir objetivos diferentes.

Una cosa está clara, y si quieres conseguir objetivos diferentes no puedes seguir haciendo las cosas como las hacías antes. Pero esto que puede parece my claro, no lo es tanto. O al menos no todas las organizaciones lo interiorizan. Está claro que los cambios cuestanlas organizaciones son entes de costumbres y en general la forma de trabajar de alguien es muy complicado de modificar. Pero este cambio o transformación aunque debe ser individual, primero tiene que ser común o grupal.  Para  seguir avanzando, numeremos algunos de los principales puntos a tener en cuenta:

  • Cambio liderado por la organización: cualquier cambio que se plante una organización, ya sea un nuevo objetivo comercial, comercialización de nuevos productos o nuevos procesos de trabajo, debe estar liderado por la dirección. Sin este simple requisito, el destino no será muy prometedor. Pensemos que las prioridades de la dirección puedes ser diferentes, los recursos necesarios para conseguirlo nunca llegarán, y como comentaba antes, no será comprado por la organización  por completo. Está claro que la dirección no estará implicada en la ejecución de la iniciativa o proyecto como tal, pero si empujarán lo necesario siendo sponsors del mismo.
  • Plan bien definido: ¿otra obviedad? Puede, pero que cantidad de proyectos o iniciativas fracasaron por la falta de este punto. Y cuando hablo del plan, no me refiero a documentos con multitud de hojas o presentaciones con multitud de gráficos, iconos y otros efectos visuales pero que no aclaran lo más importante: Qué queremos conseguir y cómo lo vamos hacer. Un buen plan debería describir una parte más estratégica donde se exponga que es lo qué se quiere conseguir y cual es la visión a medio/largo plazo. Y por otro lado, una parte más operativa con la que consigamos entender las actividades o tareas a realizar a corto plazo
  • Métricas: puede que este punto requiera otro post por la complejidad y extensión del tema. No es fácil saber que son métricas y como utilizarlas. Pero para contarlo de forma fácil, debemos fijar algunos puntos de control para verificar que estamos siguiendo la dirección correcta y si no lo estamos haciendo, poder detectarlo a tiempo para tomar las acciones necesarias para encaminarlo como corresponde.
  • Responsable: en singular. Es importante que exista un único responsable de la iniciativa, aunque a su vez se pueda subdividir las tareas y asignar cada una de ellas a diferentes personas. Es necesario que éxita un único punto de contacto y responsabilidad, ya que sino siempre pueden quedar puntos en terreno de nadie, caer en el olvido (o pensar que están en el tejado del otro) y es donde empezarán los problemas y las trabas para conseguir el éxito que deseamos conseguir.

Como puedes imaginar, estos puntos son generales, y pueden servir para cualquier tipo de iniciativa que la empresa quiera poner en marcha. Pero hay un tipo que suelen ser más complicadas por encima del resto. Se tratan de nuevos procesos de trabajo internos, nuevo sistemas o plataforma de trabajo y incorporación de nuevos equipos. el motivo es que afectan a lo que estamos acostumbrados a hacer. La gestión del cambio es imprescindible aun más en estos casos, ya que los primeros que tenemos que creer en el cambio, comprarlo y ejecutarlo somos nosotros mismos, y a partir de ahí que surja el efecto deseado. Seguro que puedes contar con más de un caso de este tipo y has podido verte reflejado en algunos de estos puntos. Seguro que puedes aportar puntos adicionales, pero como base, ¿estás de acuerdo o crees que alguno de estos no es necesario?

Gestionando el cambio

La tecnología avanza muy rápidamente, y todos los procesos de negocio lo hacen de la misma forma. Algunas de las razones para esto son los nuevos ambientes empresariales, reduciones de coste, incluso tendencias y alguna otra causa no determinada. Pero en todas ellas el término común es mantener la eficiencia y competividad para poder seguir avanzado como compañía. Muchos consultores están trabajando mucho en el diseño  e implementación de estos nuevos cambios en sistemas o procesos en las compañías, pero ¿Qué pasa con los empleados? No debemos olvidar que una compañía es un conjunto de empleados (ya sea grande o pequeño), que trabajan en equipo con un mismo objetivo común. Y todos estos cambios afectaran al trabajo diario de todas estas personas. Debido a esto (los rápidos cambios que son necesarios ejecutar para afrontar  estos nuevos retos), se requiere un nuevo rol y actividades llamado: gestión del cambio.

 

Hay un montón de definiciones en la web sobre este concepto, como por ejemplo la de WikipediaAlgunas de estas definiciones serán diferentes unas de otras, pero todas coinciden en estos puntos:

 

  • Nuevos retos: todas las organizaciones están enfrentándose a nuevos retos.. Hay múltiples razones como competencia más agresiva  y dura, nuevos productos o tecnologías, reducciones de costes, reorganizaciones. Pero solo a través de una estrategia o solución se puede acometer los cambios necesarios para solucionar estos problemas
  • Retorno de la inversión: los accionistas o dueños de las empresas quieren resultados lo más rápido posible. Todos estos cambios requieren ser aplicados muy rápidamente, y conseguir el objetivo para el que fueron diseñados.
  • Adopción y formación: este es el único punto clave para el éxito. Los usuarios o empleados son clave, ya que deben adoptar y empezar a trabajar con estos nuevos métodos diseñados. Es importante la formación e información continua. Pero no solo se trata de aprender la nueva forma de trabajar, sino de comprender porque se están realizando estos cambios, que impacto tienen y cual son los futuros pasos en este área. La formación es importante para entender la nueva forma de trabajar, pero diferentes sesiones de asesoramiento deben llevarse a cabo también. Éstas son importantes para asimilar correctamente estos nuevos proceso
  • Flexibilidad: este punto puede ser más detallado, separándole en dos partes. Primero: la compañía debe ser lo suficientemente flexible para poder ajustar los nuevos procesos o sistemas  tan pronto se encuentre una discrepancia. El segundo punto versa sobre los empleados, ya que éstos también deben adaptarse a las nuevas circunstancias y entender el nuevo escenario sobre el que se va a actuar

 

 

Puede parecer un nuevo concepto, pero no lo es. Durante mucho tiempo, los hombres se han enfrentado a multitud de cambios que han requerido adaptar su estilo de vida. Pero la nueva característica que existe ahora es la rapidez con la que surgen estos cambios y con las que se tienen que acometer en las compañías. Por este motivo, este nuevo concepto es más requerido que nunca