Por desgracia en ocasiones las cosas no suceden como desearíamos o como están planeadas. Mucho más allá de no obtener los resultados deseados o de fallos en algunos proyectos. Las situaciones críticas o de emergencia requieren centrar la atención de todos los recursos disponibles, para poder solucionarlo lo antes posible, pero antes y más prioritario informar a los usuarios, mercado o autoridades competentes.
Dentro de estas desgraciadas actuaciones podemos encontrarnos situaciones de crisis empresariales (o estatales) generadas por fallos en nuestros productos o servicios, catástrofes naturales y efecto meteorológicos extremos, escándalos políticos o económicos, corrupción y otros muchos ejemplos (proyectos que salen mal,..). No es la misión de este post, ni mucho menos de este blog hacer valoraciones políticas o juicios de valor sobre echos producidos, pero si intentar analizar de forma objetiva cual debe ser la mejor forma de obrar.
Este punto es fundamental para evitar perjudicar a la marca y el famoso Branding del que ya hemos hablado en diversas ocasiones. Debemos intentar minimizar lo máximo posible nuestro negocio, a la vez que tomamos cartas en el asunto para solucionar el incidente o problema.
Dentro de esta categoría podemos pensar en muchísimos ejemplos como fabricantes de automóviles llamando a revisión urgente ciertos modelos por fallos de seguridad, catástrofes naturales que alterar o destrozan algunos negocios, escándalos en cúpulas directivas de algunas entidades, errores en auditorias, bancarrotas de algunas empresas, o incluso casos de emergencia nacional como el que estamos viviendo en los últimos días (ébola o similares).
Pensando en todos ellos, hay varios factores que tienen en común y toda ellas pasan por las mismas fases: una primera fase de desconcierto y falta de información. Se trata de cuando salta la noticia a la luz, ya sea por filtraciones u otras fuentes. Posteriormente se empieza a conocer más detalles y empiezan los comunicados extraoficiales sobre el tema. Mas tarde suele filtrarse detalles esclarecedores y suele darse el comunicado oficial.
Es cierto que la falta de información no ayuda en estas situaciones, al igual que los posibles conflictos de intereses o impactos político-económicos que puedan traer. Por lo tanto en una situación ideal debería hacer una comunicación en la primera etapa o tan pronto como sea posible. Muchas veces la falta de información y de posicionamiento puede hacer que la situación se complique más aún. Así que la primera conclusión es: información y comunicación constante. Esto demostrará que aunque se haya cometido un error o haya surgido un problema, la empresa o los implicados están realmente interesados en solucionarlo cuanto antes, y están poniendo todos los medios a su alcance. Las características de estas comunicaciones deberían ser:
- Con autoridad: Deberían estar totalmente soportadas por la persona de mayor rango dentro de la organización. Esto asegurara el compromiso real y la dedicación necesaria de ciertos recursos. Deben evitarse también los comunicados extraoficiales o no autorizados. La información debe estar contrastada y debe ser oficial!
- Claridad y brevedad: La comunicación debe ser con concisa y clara. Con esto conseguiremos que sea entendida y llegue a todos los potenciales interesados.
- Menos es mas: La cantidad de información nunca debe ser excesiva pero tampoco insuficiente. Cualquiera de los dos extremos no serán buenos, ya que por un lado podemos causas una alarma innecesaria y por el otro lado inquietud y mal estar.
- Frecuencia: Se debe poder informar a nuestro público objetivo tan pronto como se deba. Pero también se deben dar actualización con el avance o la información recavada hasta el instante para poder demostrar cual es el estatus actual.
- Plan de acción: como se ha comentado en el punto anterior, citar el estatus actual es importante. Pero igual de vital es informar de los siguiente pasos o acciones a realizar. Conseguiremos tranquilizar al público objetivo demostrando tener la situación bajo control.
- Evitar el típico «balones fuera»: Es decir culpabilizar a alguien, algún equipo sin tener todos los datos disponibles. Lo que si es importante es que alguien se haga responsable del asunto, tanto para solucionarlo como para evitarlo en el futuro.
Nadie desea este tipo de situaciones, pero a lo largo de nuestra carrera profesional tendremos que enfrentarnos, en mayor o menos medida a algunas de ellas. Algunos proyectos pueden salir mal y debemos dar conocimiento de ello a nuestros mayores, algunos de nuestros productos pueden tener fallos una vez vendidos o nuestra compañía se puede ver envuelta en algún incidente. Pensemos en lo que nos gustaría obtener cuando estamos en el otro lado. Teniendo esa empatía sabremos que hacer y conseguiremos salvar la situación de la mejor forma posible,
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